Когда речь заходит о работе с наличной выручкой, бизнес оказывается перед выбором — воспользоваться услугами инкассаторов, самостоятельно вносить деньги через банкомат или подключить сервис онлайн-инкассации. В статье разберем особенности трех основных форматов инкассации и покажем, почему онлайн-инкассация сегодня считается самым технологичным и эффективным решением.
Классика жанра: инкассаторские услуги
Привлечение профессионалов для перевозки наличных — обычная практика для торгово-сервисных предприятий.
Кому подходит
Такой способ выбирают компании с несколькими торговыми точками или значительным наличным оборотом, а также предприниматели, которые не рискуют самостоятельно доставлять выручку в банк или вносить деньги на счет через общедоступный банкомат.
Как проводится
Инкассация проводится лицензированными организациями: банками или специализированными перевозчиками. Процедура строго регламентирована и состоит из нескольких этапов:
Подготовка. Сотрудники торговой точки в течение дня собирают наличную выручку в главной кассе, где главный кассир проверяет подлинность купюр, пересчитывает их, сортирует по номиналам, оформляет и распечатывает несколько экземпляров препроводительной ведомости. Наличные упаковываются в сейф-пакет или опломбированный мешок. Уникальный номер пломбы также указывается в документах. Подготовленные средства хранятся в торговой точке до передачи перевозчику.
Инкассация. Инкассаторы могут приезжать ежедневно, обычно в вечернее время, внепланово по заявке или в соответствии с предварительно согласованным графиком. Подготовленный пакет передается сотрудникам инкассаторской службы с соблюдением прописанных в договоре на обслуживание правил безопасности. При этом сотрудник торговой точки должен проверить удостоверение и маршрутные документы инкассатора, передать упакованную выручку для сверки номеров и получить подписанный инкассатором экземпляр ведомости.
Доставка денег на банк. Инкассаторы перевозят выручку в банк, где ее проверяют, пересчитывают, сверяют сумму с документами и перечисляют на расчетный счет компании.
Риски и ограничения
Классическая схема требует значительных организационных усилий, времени и ресурсов персонала для ручной обработки наличной выручки, подготовки к инкассации, обеспечения безопасности и учета наличных.
— Затраты на обработку и подготовку наличных к инкассации;
— Долгий путь от кассы до зачисления средств на счет;
— Услуга доступна в основном для крупного бизнеса — ежедневная инкассация обходится дорого и тарифы перевозчиков продолжают расти;
— Потери на повторных заездах из-за влияния человеческого фактора, ошибок и недостач;
— Деньги хранятся в торговой точке, а это дополнительные риски и затраты на сейф и организацию учета.
Серьезный недостаток такого вида инкассации — отсутствие гибкости. График передачи наличных может не совпадать с реальными поступлениямивыручки. В результате бизнес несет организационную нагрузку на администрирование инкассации и может столкнуться с рисками кассового разрыва из-за отсрочки поступления средств на счет.
Самоинкассация
Вариант, когда компания самостоятельно вносит наличную выручку на счет через банкомат или кассу банка, позволяет сэкономить на оплате инкассаторских услуг, но повышает риски для бизнеса.
Кому подходит
Представителям малого бизнеса проще своими силами доставлять наличную выручку в банк или сдавать выручку в ближайший банкомат. Когда объемы наличного оборота невелики, такой способ инкассации помогает снизить издержки и не зависеть от графика заездов инкассаторов.
Как проводится
Ответственный сотрудник компании — руководитель, бухгалтер или кассир — проводит обработку выручки, готовит ведомости и упаковывает наличные для перевозки. Далее необходимо найти время, обеспечить безопасную доставку до ближайшего банкомата или кассы. Чтобы внести сумму на счет, потребуется оформленная на юридическое лицо карта самоинкассации или специальный код.
Риски и ограничения
Самоинкассация помогает сэкономить на услугах инкассаторов, что важно для бизнеса с небольшими оборотами, но переносит все риски на компанию:
— опасность кражи или потери денег в пути;
— банкомат может быть временно недоступен;
— риск внутреннего мошенничества и слабый контроль за операциями сотрудников с наличной выручкой;
— недостаточный уровень безопасности для сотрудников компании, вынужденных перевозить крупные суммы наличных.
Кроме того, на сотрудников ложится дополнительная нагрузка и ответственность по обработке и самостоятельной доставке средств в банк. Это непрофильная рутина для персонала, которая требует времени, может приводить к стрессу и снижает эффективность выполнения основных бизнес-задач.
Онлайн-инкассация Moniron: современный продукт для любого бизнеса
Онлайн-инкассация — это автоматизированный сервис, при котором наличная выручка моментально зачисляется на расчетный счет сразу после внесения в депозитную машину Moniron, а ответственность за деньги в устройстве и перевозку наличных берет на себя банк.
Кому подходит
Подключить онлайн-инкассацию могут любые компании – от малого бизнеса и ИП до крупных розничных сетей и торгово-сервисных предприятий с наличным оборотом.
Как это работает
Чтобы воспользоваться сервисом, бизнес должен заключить договор с банком на подключение услуги онлайн-инкассации. Банк бесплатно устанавливает в торговой точке или офисе компании автоматизированную депозитную машину (АДМ) и все настраивает «под ключ». Она принимает наличные, проверяет их подлинность, пересчитывает, зачисляет средства на счет в любой банк и надежно хранит деньги до приезда инкассаторов.
Процедура проста:
— Сотрудник компании вносит наличные в устройство — в любое время 24/7, без ограничений по количеству операций;
— Система автоматически производит обработку денег. После внесения в АДМ они надежно защищены и находятся под ответственностью банка;
— Средства моментально поступают на счет компании.
Сотрудникам компании не нужно тратить время на пересчет, проверку и сортировку выручки, заполнять ведомости, вызывать инкассаторов и ожидать заезда. Банкудаленно контролирует устройство и обеспечивает инкассацию по своему графику. Задача сотрудников — только проводить инкассаторов к АДМ.
Преимущества для бизнеса
Онлайн-инкассация — современное цифровое решение для обработки и онлайн-зачисления наличной выручки на счет.
— Быстрое зачисление средств на счет сразу после внесения и минимизация рисков кассового разрыва;
— Безопасность и ответственность банка за сохранность наличных в АДМ;
— Оптимизация бизнес-процессов и снижение затрат — отпадает необходимость в частых выездах инкассаторов;
— Прозрачное управление наличным потоком. Учет и контроль выручки ведется в цифровом формате;
— Простота и удобство. Устройство всегда под рукой и не требует от персонала специальных навыков.
Онлайн-инкассация обеспечивает гибкость управления финансами компании, экономит время и ресурсы бизнеса.
Сервис онлайн-инкассации с Moniron позволяет компаниям любого масштаба работать с наличной выручкой комфортно, быстро и безопасно.
Оценить преимущества онлайн-инкассации можно прямо сейчас, подключив услугу на специальных условиях. Тариф “Тест-драйв” — это:
- льготная цена — 7900 рублей в месяц за каждое устройство в первые 2 месяца использования;
- до трех устройств Moniron с доставкой и установкой;
- полный функционал онлайн-инкассации для вашего бизнеса — мгновенное зачисление средств на счет и удобная система аналитики, чтобы вы всегда знали, что происходит с наличкой в каждой точке продаж.
Подключить услугу и узнать больше можно на сайте Газпромбанка.
«Газпромбанк» (Акционерное общество).
Листая дальше, вы перейдёте на gazprombank.ru